Nem szeretnék a betegek rendelés előtti emlékeztetésével foglalkozni

Minden rendelő életében komoly probléma, nehezen megoldható feladat a lefoglalt időpontban nem megjelenő páciensek miatti anomáliák, kiesések lekezelése. Egy átlagos klinikán ez az arány könnyen elérheti, vagy meg is haladhatja a 15%-ot, tehát tíz betegből jó, ha kilenc el is jön a foglalt időpontra. Ennek okai szerteágazóak lehetnek, a banális feledékenységtől kezdve az egyszerű, bármikor bárhonnan használható lemondás funkció hiányáig, széles a skála. Könnyen csökkenthető ez az arány, ha idejében figyelmeztetjük a pácienst a közelgő időpont esedékességére.

Tapasztalataink szerint általános probléma, hogy az asszisztensek, recepciós munkatársak általában túlterheltek és nem mindig jut idejük arra, hogy egyenként felhívják a bejelentkezett betegeket figyelmeztetni őket lefoglalt időpontjukra. Magánpraxis esetén, amikor az orvos egyedül dolgozik sokszor asszisztencia nélkül, akkor ez még markánsabban jelentkező problémát jelent.

A ManageDoc időpontfoglaló és rendelői információs rendszer erre a problémára két megoldást is szállít egyben. A páciens a publikus időpontfoglaló felületen a foglalás befejeztével háromféle formátumban (google calendar, ics és pdf fájl) tudja elmenteni a foglalását, valamint egy emlékeztető e-mailt is kap róla azonnal. Tapasztalataink szerint azonban ez a funkció még nem minden esetben garancia arra, hogy a páciens ne felejtsen el megjelenni.

Saját bőrünkön is tapasztaltuk, hogy egy elhangzott, valahova csak feljegyzett határidőre milyen nehéz figyelni ezért úgy gondoltuk, hogy növelni tudnánk a megjelenési arányt egyszerű, automata figyelmeztetések beiktatásával.
Sokat gondolkodtunk a figyelmeztetések optimális számán és időzítésén, míg végül eljutottunk a jelenlegi rendszerhez. A saját belső, és felhasználóink segítségével elvégzett külső tesztjeink alapján arra jutottunk, hogy ha a páciensek a foglalt időpont előtt 24, majd közvetlenül két órával előtte kapnak diszkrét e-mailes figyelmeztetést, az még nem lesz tolakodó, de kellőképpen figyelemfelkeltő. Így nagy mértékben csökken az elfeledett időpontok miatt szükségessé váló átszervezések száma.

Végezetül szeretném megjegyezni, hogy habár mi nem orvosok, hanem szoftverfejlesztők vagyunk, saját irodánkban is a ManageDoc rendszerét használjuk időpontjaink, határidőink kezelésére, így egymás elfoglaltságait és az elvégzett feladatokat is nyomon tudjuk követni.